Come funziona la Mediazione online?

Il d.lgs. 28/2010 all’art. 3, comma 4, stabilisce che “la Mediazione può svolgersi secondo modalità telematiche previste dal regolamento dell’Organismo”.

La mediazione telematica, o più comunemente la mediazione online, è una procedura identica a quella normale con l’unica differenza che gli incontri si svolgeranno in videoconferenza.

Rimedia, in considerazione della forte diffusione in ambito professionale,  utilizza la piattaforma Microsoft Teams (affiancata ad altra piattaforma di sicurezza della Adobe) che a differenza di molti programmi utilizzati da altri Organismi – Skype incluso – assicura un elevatissimo livello di sicurezza senza penalizzare l’intuitività della fruizione.

E’ un programma molto intuitivo e stabile e può essere utilizzato sia direttamente sul web (quindi senza installazione ma attraverso un  qualsiasi browser come Internet Explorer o Chrome) che attraverso una piccola applicazione che la procedura vi consentirà di avviare facilmente.

La nostra Segreteria sarà sempre disponibile a fornire tutta l’assistenza necessaria.

—————— previsioni del decreto Cura Italia

Il Decreto Cura Italia, fra le varie misure adottate per fronteggiare l’emergenza da coronavirus (Covid-19), ha introdotto alcune novità per la mediazione online. Grazie a queste previsioni, oltre alle procedure telematiche ordinarie viene creata la possibiità di svolgere delle emdiazioni online in via semplificata.

Ecco le norme introdotte dall’Art. 83, comma 20-bis::

20-bis. Nel periodo dal 9 marzo al 30 giugno 2020, gli incontri di mediazione in ogni caso possono svolgersi in via telematica con il preventivo consenso di tutte le parti coinvolte nel procedimento. Anche successivamente a tale periodo gli incontri potranno essere svolti, con il preventivo consenso di tutte le parti coinvolte nel procedimento, in via telematica, ai sensi dell’articolo 3, comma 4, del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28, mediante sistemi di videoconferenza. In caso di procedura telematica l’avvocato, che sottoscrive con firma digitale, può dichiarare autografa la sottoscrizione del proprio cliente collegato da remoto ed apposta in calce al verbale ed all’accordo di conciliazione. Il verbale relativo al procedimento di mediazione svoltosi in modalità telematica è sottoscritto dal mediatore e dagli avvocati delle parti con firma digitale ai fini dell’esecutivita’ dell’accordo prevista dall’articolo 12 del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28.

I limiti alle procedure telematiche

Il decreto attuativo della mediazione stabilisce che i regolamenti degli organismi non possono prevedere che l’accesso alla Mediazione si svolga ESCLUSIVAMENTE online.

Questo significa che non è consentito ad un Organismo di operare esclusivamente online e quindi che il servizio della Mediazione telematica  deve essere un servizio integrativo e aggiuntivo rispetto lo svolgimento fisico.

Questo non vuol dire che una parte si possa opporre allo strumento telematico a meno che non ricorrano giustificati motivi. Questo perché lo svolgimento telematico richiede una differente organizzazione e delle diverse competenze e capacità. Il mediatore incaricato sarà scelto dunque tenendo conto anche di queste esigenze.

NOTA IMPORTANTE: il Ministero ha più volte ribadito l’esigenza di utilizzare una piattaforma di videoconferenza che abbia dei requisiti minimi. Non è quindi regolare lo svolgimento tramite programmi come Skype, Google Hangout e simili. Sarà necessario avere a disposizione una piattaforma che assicuri la riservatezza, l’identificazione delle parti, la possibilità di svolgere gli incontri separati, ecc.
Questo significa che la modalità telematica comporta per l’Organismo un costo aggiuntivo (mediamente € 25,00 + Iva) inquadrabile come spesa viva che dovrà essere rimborsato dalle parti.

L’amministratore del condominio, per partecipare alla Mediazione, deve fare prima un’assemblea?

L’amministratore del condominio, per poter partecipare alla Mediazione deve essere autorizzato dall’assemblea condominiale.

L’amministratore dovrà quindi convocare un’apposita assemblea per discutere della domanda di mediazione ricevuta o da inviare.

Questo perché in mediazione il ruolo più importante spetta alle parti che devono sempre avere la possibilità di esprimere le proprie preferenze.

Approfondimento normativo.

Art. 71-quater alle Disposizioni Attuative Codice Civile.

  1. Per controversie in materia di condominio, ai sensi dell’articolo 5, comma 1, del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28, si intendono quelle derivanti dalla violazione o dall’errata applicazione delle disposizioni del libro III, titolo VII, capo II, del codice e degli articoli da 61 a 72 delle presenti disposizioni per l’attuazione del codice.
  2. La domanda di mediazione deve essere presentata, a pena di inammissibilità, presso un organismo di mediazione ubicato nella circoscrizione del tribunale nella quale il condominio è situato.
  3. Al procedimento è legittimato a partecipare l’amministratore, previa delibera assembleare da assumere con la maggioranza di cui all’articolo 1136, secondo comma, del codice.
  4. Se i termini di comparizione davanti al mediatore non consentono di assumere la delibera di cui al terzo comma, il mediatore dispone, su istanza del condominio, idonea proroga della prima comparizione.
  5. La proposta di mediazione deve essere approvata dall’assemblea con la maggioranza di cui all’articolo 1136, secondo comma, del codice. Se non si raggiunge la predetta maggioranza, la proposta si deve intendere non accettata.
  6. Il mediatore fissa il termine per la proposta di conciliazione di cui all’articolo 11 del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28, tenendo conto della necessità per l’amministratore di munirsi della delibera assembleare.

La mia controparte è un condominio, a chi devo mandare la notifica?

Quando la nostra controparte è un condominio bisogna verificare anzitutto se è stato costituito un condominio a tutti gli effetti (in molti casi è obbligatorio).

Bisognerà verificare anche dove il condominio ha la sede legale e chi lo rappresenta.

Nella maggioranza dei casi la notifica si potrà inviare all’amministratore di condominio. Sarà quindi necessario reperire i recapiti ufficiali (in genere nei verbali di assemblea).

Se il condominio non esiste potrebbe essere necessario notificare la mediazione a tutti i singoli condomini.

Approfondimento normativo.

Art. 71-quater alle Disposizioni Attuative Codice Civile.

  1. Per controversie in materia di condominio, ai sensi dell’articolo 5, comma 1, del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28, si intendono quelle derivanti dalla violazione o dall’errata applicazione delle disposizioni del libro III, titolo VII, capo II, del codice e degli articoli da 61 a 72 delle presenti disposizioni per l’attuazione del codice.
  2. La domanda di mediazione deve essere presentata, a pena di inammissibilità, presso un organismo di mediazione ubicato nella circoscrizione del tribunale nella quale il condominio è situato.
  3. Al procedimento è legittimato a partecipare l’amministratore, previa delibera assembleare da assumere con la maggioranza di cui all’articolo 1136, secondo comma, del codice.
  4. Se i termini di comparizione davanti al mediatore non consentono di assumere la delibera di cui al terzo comma, il mediatore dispone, su istanza del condominio, idonea proroga della prima comparizione.
  5. La proposta di mediazione deve essere approvata dall’assemblea con la maggioranza di cui all’articolo 1136, secondo comma, del codice. Se non si raggiunge la predetta maggioranza, la proposta si deve intendere non accettata.
  6. Il mediatore fissa il termine per la proposta di conciliazione di cui all’articolo 11 del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28, tenendo conto della necessità per l’amministratore di munirsi della delibera assembleare.

A quanto ammontano le spese in caso di inizio della trattativa?

Le spese di mediazione vere e proprie – verifica il tariffario cliccando qui – devono essere sostenute soltanto se le parti decidono di entrare nel merito della trattativa.

Qualora le parti decidano di iniziare effettivamente le trattative con l’ausilio del mediatore le stesse dovranno pagare le tariffe previste dal decreto ministeriale 180/2010.

Si tratta di tariffe molto vantaggiose e accessibili che variano in base al valore della controversia.

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Quali sono le spese della Mediazione?

A quanto ammontano le spese di avvio? 48,8 o 97,60?

Cosa significa unico centro d’interessi?

Cos’è il primo incontro di Mediazione? E’ vero che è gratuito?

Sì, il primo incontro di Mediazione è una fase preliminare dell’intera procedura.

L’art. 8, comma 1, d.lgs. 28/2010 stabilisce che “Durante il primo incontro il mediatore chiarisce alle parti la funzione e le modalità di svolgimento della Mediazione. Il mediatore, sempre nello stesso primo incontro, invita poi le parti e i loro avvocati a esprimersi sulla possibilità di iniziare la procedura di Mediazione e, nel caso positivo, procede con lo svolgimento”.

L’art. 17, comma 5-bis, stabilisce che “Nel caso di mancato accordo all’esito del primo incontro, nessun compenso è dovuto per l’Organismo di Mediazione”.

Ovviamente, come più volte ribadito dal Ministero della Giustizia, ci si riferisce alle spese di Mediazione. Rimangono da sostenere sia le spese di Segreteria e le spese vive (€ 48,80 o € 97,60 in base al valore della controversia + spese di notifica, Mediazione online, ecc.).

Questione di giurisprudenza.

Bisogna fare attenzione ad alcuni orientamenti sempre più diffusi in giurisprudenza.
Soprattutto in caso di Mediazione c.d. “delegata dal giudice” – art. 5, comma 2 d.lgs. 8/2010 – e spesso anche nella Mediazione obbligatoria di cui al comma 1-bis dello stesso articolo, il giudice considera avverata la condizione di procedibilità soltanto in caso di effettiva Mediazione, ossia in caso di superamento del primo incontro.

In questi casi, le parti, sono passibili di sanzioni pecuniarie e condanna al pagamento delle spese processuali. E’ opportuno verificare gli orientamenti sul proprio territorio.

A quanto ammontano le spese di avvio? 48,8 o 97,60?

Dipende dal valore della controversia.
Le spese di Segreteria (spese di avvio/adesione) sono determinate dal Decreto Ministeriale 180/2018 in misura fisse e pari a

  • euro 40 + Iva (ossia 48,80) per le mediazioni di valore fino a 250mila euro;
  • euro 80 + Iva (ossia 97,60) per mediazioni di valore superiore a 250mila euro.

Quali sono le spese della Mediazione?

La disciplina delle tariffe di Mediazione prevede 3 tipologie di costi:

  • spese di Segreteria (spese di avvio/adesione) in misura fisse e pari a:
    • euro 40 + Iva (ossia 48,80) per le mediazioni di valore fino a 250mila euro
    • euro 80 + Iva (ossia 97,60) per mediazioni di valore superiore a 250mila euro
  • spese di Mediazione: fissate dal tariffario ministeriale in base a scaglioni di valore. Esistono dei criteri di aumento o diminuzione proporzionali. Puoi verificare i costi cliccando qui.
  • spese vive documentabili: qualsiasi spesa che sostiene l’Organismo e che non raffigura un compenso per l’attività svolta. Es. l’invio delle raccomandate, la Mediazione online, visure camerali richieste, ecc.

Equo trattamento

In aggiunta a questa valutazione bisogna aggiungere che è molto importante che gli Organismi trattino equamente le parti.

Il Ministero della Giustizia, nella sua funzione di Organismo di vigilanza e controllo nei confronti degli organismi di Mediazione, ha più volte ribadito il concetto di equa ripartizione delle spese nei confronti delle parti.

In caso di procedura online, ad esempio, l’Organismo deve attivare una stanza virtuale con software in linea con i requisiti ministeriali Il costo di una stanza virtuale è pari a € 25 + Iva. Questo costo deve essere ripartito fra le parti.

La tariffa di adesione alle Mediazione online sarà quindi di 50 euro + Iva (€ 61,00) composta dalle seguenti voci: € 40,00 per spese di adesione oltre a € 10,00 per contributo di controparte per Mediazione online per un totale di € 50,00 + Iva. Se la controversia ha valore superiore a 250mila euro avremo € 80 + Iva per l’adesione ed € 10,00 + Iva per Mediazione online per un totale di € 90 + Iva, ossia € 109,80).

In alcuni casi il Ministero ha applicato la stessa filosofia anche alle spese di “notifica”. Noi abbiamo deciso di allinearci a questa interpretazione esclusivamente in riferimento alla Mediazione online perché in questo caso la convenienza della modalità telematica crea un beneficio anche alla controparte che risparmia sia in termini di trasferta che in termini di ore lavorative. Riteniamo che lo stesso ragionamento non possa essere applicato anche alle spese di notifica che non comportano alcun beneficio per le controparti.

Maggiorazioni.

L’importo delle spese di Mediazione:

  • può essere aumentato in misura non superiore a un quinto tenuto conto della particolare importanza, complessità o difficoltà dell’affare;
  • deve essere aumentato in misura non superiore a un quarto in caso di successo della Mediazione;
  • deve essere aumentato di un quinto nel caso di formulazione della proposta ai sensi dell’articolo 11 del decreto legislativo.

E’ vero che è obbligatorio partecipare personalmente?

L’unico dogma della Mediazione è che si tratta di una procedura dai risvolti imprevedibili!

Non esiste un espresso obbligo di partecipazione personale all’interno del d.lgs. 28/2010.

Bisogna però aver ben presente che la Mediazione è una procedura che si fonda sugli interessi reali delle parti. Può essere difficile per un delegato entrare nella mente del delegante quando si svolge una trattativa. Dagli incontri potrebbero scaturire soluzioni o ipotesi di lavoro anche imprevedibili che soltanto il diretto interessato può valutare.

A ciò bisogna aggiungere che esistono dei luoghi dove i giudici e gli Organismi ritengono obbligatoria la partecipazione personale.

Approfondimento della giurisprudenza.

In alcuni Fori il prevalente orientamento interpretativo ritiene che le disposizioni di cui al d.lgs. 28/2010 impongano di ritenere che la condizione di procedibilità (e in generale la costituzione in Mediazione) sia soddisfatta esclusivamente in caso di partecipazione personale delle parti. Solo in caso di giustificati motivi è ammessa la partecipazione per il tramite di un delegato munito di poteri e assistito dall’Avvocato.

Tale orientamento ritiene non corretto, quindi, il caso di comparizione del solo difensore anche in delega dell’assistito. Si aggiunga inoltre che, soprattutto in caso di Mediazione c.d. “delegata dal giudice” – art. 5, comma 2 d.lgs. 8/2010 – e spesso anche nella Mediazione obbligatoria, il giudice considera avverata la condizione di procedibilità soltanto in caso di effettiva Mediazione, ossia in caso di superamento del primo incontro.

In questi casi, le parti, sono passibili di sanzioni pecuniarie e condanna al pagamento delle spese processuali.

Consigliamo vivamente di partecipare personalmente agli incontri di Mediazione. Qualora vi fosse un giustificato motivo di assenza sarà consigliabile dichiarare (e documentare) i motivi dell’assenza e farli inserire nel verbale dal mediatore. In questi casi è consigliabile inoltre conferire una procura ad un soggetto ben informato, dotato di poteri senza limiti e diverso dall’Avvocato.

Normalmente gli Organismi hanno dei moduli adatti.

E’ possibile delegare qualcuno munito di procura? Deve essere una procura notarile?

In generale bisogna rispondere di sì, è possibile delegatre qualcuno. Ma leggete tutto.

E’ possibile delegare qualcuno a partecipare al proprio posto ad una Mediazione. Il delegato deve essere munito dei più ampi poteri di rappresentanza (di conciliare e transigere).

Riguardo la forma della procura bisogna secondo Rimedia seguire il Codice Civile che all’art. 1392 stabilisce che “La procura non ha effetto se non è conferita con le forme prescritte per il contratto che il rappresentante deve concludere”. Quindi in molti casi bisognerebbe concludere che sia sufficiente una procura speciale semplice (non notarile).

Tuttavia la Corte di Cassazione si è espressa nel 2019 in merito alle modalità di partecipazione e alla forma della procura (Sent. 8473/19) ritenendo obbligatoria la presenza personale delle parti ma aggiungendo che le stesse possano delegare altri soggetti solo con procura speciale sostanziale.  Alcuni giudici interpretano questa decisione nel senso che sia necessaria la forma notarile. Segnaliamo però che non tutti i giudici si sono omologati a questa interpretazione anche perché la massima fa riferimento ad uno specifico caso “border-line”. Bisognerà quindi fare molta attenzione a come comportarsi in mediazione.

Quindi in astratto sarà necessaria una procura speciale semplice per un atto semplice e una procura speciale notarile se dobbiamo andare a concludere uno degli atti di cui all’art. 2643 del codice civile (sostanzialmente quegli atti che si stipulano presso un Notaio) ma bisogna essere consapevoli del fatto che anche nel primo caso (procura speciale semplice) il giudice potrebbe ritenere inefficace la procura non notarile.

Normalmente gli Organismi hanno dei moduli pronti.

Il nostro suggerimento è di partecipare sempre personalmente, sia per ragioni formali, sia per ragioni di opportunità: in mediazione si valutano spesso possibili scenari e un procuratore non è sempre in grado di prevedere il grado di soddisfazione del proprio rappresentato. Dagli incontri potrebbero scaturire soluzioni o ipotesi di lavoro anche imprevedibili che soltanto il diretto interessato può valutare.

Approfondimento della giurisprudenza.

Oltre alla sentenza della Corte di Cassazione citata segnaliamo che in alcuni Fori il prevalente orientamento interpretativo ritiene che le disposizioni di cui al d.lgs. 28/2010 impongano di ritenere che la condizione di procedibilità (e in generale la costituzione in Mediazione) sia soddisfatta esclusivamente in caso di partecipazione personale delle parti. Solo in caso di giustificati motivi è ammessa la partecipazione per il tramite di un delegato munito di poteri e assistito dall’Avvocato.

Tale orientamento ritiene non corretto, quindi, il caso di comparizione del solo difensore anche in delega dell’assistito. Si aggiunga inoltre che, soprattutto in caso di Mediazione c.d. “delegata dal giudice” – art. 5, comma 2 d.lgs. 8/2010 – e spesso anche nella Mediazione obbligatoria, il giudice considera avverata la condizione di procedibilità soltanto in caso di effettiva Mediazione, ossia in caso di superamento del primo incontro.

In questi casi, le parti, sono passibili di sanzioni pecuniarie e condanna al pagamento delle spese processuali.

Consigliamo vivamente di partecipare personalmente agli incontri di Mediazione. Qualora vi fosse un giustificato motivo di assenza sarà consigliabile dichiarare (e documentare) i motivi dell’assenza e farli inserire nel verbale dal mediatore. In questi casi è consigliabile inoltre conferire una procura ad un soggetto ben informato, dotato di poteri senza limiti e diverso dall’Avvocato.

La parte (o il proprio avvocato) può occuparsi di notificare autonomamente la mediazione?

Certamente!

Quando la parte lo ritiene opportuno può provvedere in autonomia ad effettuare la notifica.

Questa opportunità va sfruttata soprattutto quando i tempi sono molto stringenti e si ha il sospetto che l’Organismo potrebbe non fare in tempo rispetto le scadenze oppure quando la notifica risulta particolarmente complessa.

In questi casi sarà sufficiente farsi comunicare dall’Organismo la data del primo incontro e il nome del mediatore incaricato. Sarà la parte ad occuparsi di notificare in autonomia sia la domanda che la data del primo incontro con i mezzi consentiti (qualsiasi mezzo idoneo a dimostrarne l’avvenuto ricevimento).

A Rimedia, nei casi particolarmente urgenti, il Regolamento di procedura prevede un’apposita disciplina.

In casi di particolare urgenza, anche rispetto alla prossimità dell’eventuale prescrizione o decadenza relativa al diritto che si intende far valere, se la parte istante ha l’esigenza di “notificare” a propria cura la domanda di mediazione potrà seguire questa procedura:

  • inviare la domanda di mediazione a mezzo PEC alla segreteria dell’OdM indicando tale esigenza;
  • fissare la data del primo incontro nel primo o nel terzo lunedì di ogni mese e a circa 30 giorni dall’invio della domanda di mediazione;
  • scegliere il Mediatore fra quelli iscritti negli elenchi.
  • notificare il tutto alle proprie controparti.

In tal caso l’OdM ha facoltà di modificare d’ufficio la data del primo incontro per motivate esigenze organizzative comunicandolo a tutte le parti della procedura.

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