Informativa mediazioni

ai sensi dell’art. 13 Reg. UE 2016/679 per la protezione dei dati personali

Nel rispetto di quanto previsto dal Reg. UE 2016/679 (Regolamento Europeo per la protezione dei dati personali) e del D.lgs. 196/2003, così come modificato dal D.lgs. 101/2018, con la presente informativa la società Rimedia S.r.l. – in qualità Titolare del trattamento e di Organismo di mediazione – fornisce le dovute informazioni in ordine al trattamento dei dati personali da Lei forniti per la gestione delle attività di mediazione.

La presente informativa è resa disponibile presso i locali dell’organismo e tramite il sito web della società.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO E DATA PROTECTION OFFICER

Il Titolare del trattamento, ai sensi degli artt. 4 e 24 del Reg. UE 2016/679, è Rimedia S.r.l., con sede legale in Via Fiorentina 214/C, 56121, Pisa (PI).

Il Titolare del trattamento può essere contattato al seguente indirizzo e-mail: privacy@rimediasrl.com

La società ha inoltre designato un Data Protection Officer (DPO) contattabile al seguente indirizzo e-mail: dpo@rimediasrl.com

2. TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI E RACCOLTI

Il Titolare tratterà i seguenti dati personali:

– dati anagrafici e identificativi (es. nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, residenza, recapiti);

– dati di contatto (telefono, e-mail, PEC);

– dati economici, finanziari e fiscali (es. IBAN, dati di fatturazione);

– dati relativi al rapporto giuridico oggetto della controversia;

– dati contenuti nella documentazione prodotta dalle parti nell’ambito della procedura di mediazione;

– dati giudiziari, ove pertinenti alla controversia;

– eventuali categorie particolari di dati personali (es. dati relativi alla salute, alla situazione familiare o ad altri aspetti sensibili), nei limiti in cui il loro trattamento sia necessario ai fini della gestione della procedura di mediazione.

3. BASE GIURIDICA E FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati personali è fondato sull’esecuzione di un servizio richiesto dall’interessato nell’ambito della procedura di mediazione, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del Reg. UE 2016/679.

Il trattamento è inoltre necessario per adempiere agli obblighi previsti dalla normativa vigente in materia di mediazione, ed in particolare dal D.Lgs. 4 marzo 2010 n. 28 e ss.mm.ii. e dalle relative disposizioni attuative, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) del Reg. UE 2016/679.

In via residuale, il trattamento può fondarsi sul legittimo interesse del Titolare alla corretta organizzazione e gestione della procedura, nonché alla tutela dei propri diritti, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del Reg. UE 2016/679.

Qualora, nell’ambito della procedura, vengano trattate categorie particolari di dati personali, il relativo trattamento avverrà nei limiti di stretta pertinenza e necessità rispetto alla controversia e nel rispetto dell’art. 9, par. 2, lett. f) del Reg. UE 2016/679, in quanto necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto.

La informiamo che tratteremo i Suoi dati personali nel rispetto delle condizioni di liceità – ex art. 6 Reg. UE 2016/679 – nei limiti e nella misura strettamente necessaria per adempiere alle seguenti finalità:

– gestione e svolgimento dell’intera procedura di mediazione;

– verifica dei presupposti di ammissibilità della domanda;

– organizzazione e gestione degli incontri tra le parti, anche in modalità telematica;

– conduzione della procedura di mediazione e redazione del verbale finale;

– gestione dell’eventuale accordo raggiunto tra le parti e delle attività ad esso connesse;

– adempimento degli obblighi previsti dalla normativa vigente, inclusi quelli amministrativi, contabili e fiscali;

– gestione organizzativa interna del servizio e delle attività connesse;

– tutela dei diritti del Titolare, anche in sede giudiziaria o stragiudiziale.

4. DESTINATARI O CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

I dati raccolti potranno essere comunicati a destinatari, nominati ex art. 28 Reg. UE 2016/679, che tratteranno i dati in qualità di Responsabili esterni e/o a enti che agiscono in qualità di autonomi Titolari.

Precisamente, i dati potranno essere comunicati a:

– mediatori incaricati della gestione della procedura;

– personale interno autorizzato del Titolare;

– eventuali consulenti tecnici, esperti o professionisti coinvolti nella procedura;

– parti della mediazione e relativi difensori;

– studi professionali e società che prestano attività di assistenza legale, amministrativa, fiscale o contabile (es. commercialisti, consulenti);

– soggetti che forniscono servizi per la gestione dei sistemi informatici e delle reti di telecomunicazione;

– autorità pubbliche e soggetti istituzionali, nei casi previsti dalla legge o su richiesta degli stessi.

5. TRASFERIMENTO DATI VERSO UN PAESE TERZO E/O UN’ORGANIZZAZIONE INTERNAZIONALE

I dati raccolti non saranno trasferiti verso un paese terzo e/o un’organizzazione internazionale.

Si precisa, però, che l’utilizzo di servizi in cloud può comportare il trasferimento di dati su server collocati all’estero (sia UE che extra UE), sempre in conformità alle disposizioni di Legge applicabili e, comunque, nel rispetto delle garanzie previste dagli artt. 44 e ss. del Reg. UE 2016/679.

6. PERIODO DI CONSERVAZIONE O CRITERI UTILIZZATI PER DETERMINARE TALE PERIODO

I dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario alla gestione della procedura di mediazione e, successivamente, per il periodo richiesto dall’adempimento degli obblighi di legge e per la tutela dei diritti del Titolare.

In particolare:

– i dati relativi alle procedure di mediazione, inclusa la documentazione e i verbali, saranno conservati per un periodo di 3 anni dalla conclusione della procedura ex art. 16, comma 4, D.M. 150/2023;

– i dati trattati per finalità amministrative, contabili e fiscali saranno conservati per il tempo previsto dalla normativa vigente;

– i dati potranno essere conservati per un periodo ulteriore qualora ciò sia necessario per la gestione di eventuali contenziosi o per adempiere a specifici obblighi di legge.

Al termine dei periodi di conservazione sopra indicati, i dati saranno cancellati o resi anonimi, salvo ulteriori obblighi normativi.

 7. DIRITTI DEGLI INTERESSATI E MODALITÀ DI ESERCIZIO DEGLI STESSI

Nella sua qualità di interessato Lei potrà far valere i propri diritti di cui al Capo III (artt. 15-22) del  Reg. UE 2016/679 rivolgendosi al Titolare del trattamento tramite posta elettronica all’indirizzo privacy@rimediasrl.com, tramite raccomandata a/r – c/o l’indirizzo della sede legale della società – ovvero mediante consegna cartacea.  

I diritti di cui gode, ai sensi del Reg. UE 2016/679, sono precisamente i seguenti:

• accesso;
• rettifica;
• cancellazione;
• limitazione del trattamento;
• opposizione al trattamento;
• portabilità.

Tali diritti le sono garantiti senza oneri e formalità particolari per il loro esercizio, che si intende essenzialmente a titolo gratuito.

Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziale, Lei può altresì presentare un reclamo all’Autorità di controllo, scrivendo a protocollo@gpdp.it,  secondo quanto previsto dal Regolamento UE 2016/679 e dal Codice Privacy, come modificato dal D. Lgs 101/2018.

8. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI

I dati personali conferiti saranno registrati, elaborati, gestiti ed archiviati in forma cartacea e/o con l’ausilio di strumenti informatici e comunque in modo tale da garantire la sicurezza e la riservatezza degli stessi.

In considerazione della natura della procedura di mediazione, tutte le informazioni e i dati acquisiti nel corso della stessa sono trattati nel rispetto del principio di riservatezza. Il mediatore, il personale dell’organismo e i soggetti coinvolti sono tenuti a non divulgare quanto appreso durante la procedura, nei limiti previsti dalla normativa vigente.

Il trattamento verrà effettuato dal personale interno espressamente autorizzato e non prevede l’adozione di processi decisionali automatizzati né attività di profilazione.

9. NATURA DEL CONFERIMENTO

Il conferimento dei dati personali è necessario per l’avvio e lo svolgimento della procedura di mediazione.

Il mancato, parziale o inesatto conferimento dei dati comporta l’impossibilità di gestire correttamente la procedura e, nei casi più rilevanti, di darvi corso.

Il conferimento di eventuali categorie particolari di dati personali è facoltativo; tuttavia, il mancato conferimento degli stessi potrebbe incidere sulla possibilità di trattare in modo completo le questioni oggetto della mediazione.

10. DIFFUSIONE DEI DATI

I dati personali  raccolti non saranno in nessun caso e a nessun titolo diffusi a soggetti terzi non autorizzati dal Titolare e potranno essere esibiti soltanto su richiesta dell’Autorità Giudiziaria, Finanziaria e  Garante, nonché a tutti gli altri soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità dette.

Pisa, 12/06/2026                                                                            

Il Titolare del trattamento             

Rimedia S.r.l.